SO PLANEN SIE ERFOLGREICHE AKTIONSTAGE

Corona-bedingt fanden in den letzten Jahren kaum mehr Aktionen in den Apotheken statt. Die Schutzmaßnahmen in der Offizin sind jetzt jedoch weitestgehend aufgehoben und viele Kunden haben nun wieder Lust darauf, Angebote in dieser Richtung in Anspruch zu nehmen. Sie freuen sich über Abwechslung und sind neugierig, was ihnen ihre Apotheke bietet.

Auch wenn solche Aktionen in Zeiten von Personalmangel und Mehrarbeit oftmals schwierig umzusetzen sind, lohnt es sich für das gesamte Team, hier Zeit und Kraft zu investieren.

Überlegen und entscheiden Sie während einer Team- oder Marketingsitzung, zu welchen Themen Aktionen durchgeführt werden sollen. Stellen Sie sich auch die Frage: Kann das Team die Aktion selbst durchführen oder benötigen Sie Unterstützung von der Industrie? Am besten erstellen Sie einen Jahresplan, welche Aktionen wann stattfinden sollen.

• Sind Stadtfeste, Messen oder Jubiläen geplant, bei denen sich die Apotheke in Szene setzen kann?
• Welche Aktionen hat die Apotheke schon einmal durchgeführt, die gut ankamen?
• Soll das in dieser Form noch einmal stattfinden oder hat das Team eine tolle neue Idee, was bei den Kunden auch sehr gut ankommen wird und vielleicht lange in Erinnerung bleibt?

Oft gibt es in den Apotheken Marketingbeauftragte, die schon einmal alle Themen sammeln und den Plan erstellen, damit alle Aktionen rechtzeitig vorbereitet werden können. Diese Mitarbeiter sind aber auch für alle anderen Marketingmaßnahmen in der Apotheke zuständig, in enger Absprache mit dem Apothekeninhaber.

Gleichzeitig sollten Sie entscheiden, welches Ziel die Aktion haben soll: Soll sie mehr Umsatz bringen oder geht es verstärkt um Aufmerksamkeit für die Apotheke? Beides hat einen Mehrwert für Apotheke und Kunden. Wichtig: Legen Sie auch gleich das Werbebudget für das ganze Jahr fest. 

Image-Aktionen kosten Geld, bringen aber im Anschluss mehr Kunden.

Bei eigenen Aktionen muss sich das Team selbst um die komplette Organisation, Materialien, Personal, Einladungen, Ankündigungen, Thema, Stand oder Tisch, Geräte, Kosten, Dekoration, Giveaways und Gutscheine kümmern. Es ist ein deutlich höherer Aufwand, ist aber individueller auf die Apotheke zugeschnitten und persönlicher für den Kunden, da er das Personal aus der Apotheke häufig schon gut kennt. Vielleicht dient es auch dazu, Kompetenzen oder Spezialgebiete, mit denen sich die Apotheke besonders gut auskennt, besser hervorzuheben.

Bei Kosmetikaktionen ist es oft empfehlenswert, einen Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin des Herstellers hinzuzuziehen, da Kunden bisweilen der Ansicht sind, die Beraterin kenne sich besser mit den Produkten aus und könne deshalb besser beraten, auch wenn das durchaus nicht immer zutrifft. Möchte die Apotheke einen Industriepartner mit ins Boot nehmen, heißt es nach dessen Zustimmung, einen Termin zu vereinbaren.

Der Hersteller oder eine Agentur kümmert sich dann entsprechend um Ankündigungsmaterial, Plakate, Flyer oder Einladungen, Proben und so weiter und sendet sie der Apotheke zu. Das Team dekoriert die Materialen rechtzeitig und lädt die Kunden ein. Um mehr müssten Sie sich in diesem Fall nicht kümmern. Am Aktionstag muss kein extra Personal zur Verfügung gestellt werden. Der Berater oder Promoter bringt alles Notwendige am Aktionstag mit wie Stand, Proben oder Giveaways. Trotzdem sollten die Mitarbeiter rechtzeitig darüber informiert werden, was stattfinden soll.

Nachdem das Ziel feststeht, das Thema entschieden ist und auch das Budget, sollte zuerst ein Termin festgelegt werden. An welchem Wochentag ist es sinnvoll, eine Aktion durchzuführen? Wann kommen besonders viele Kunden oder wann ist es ruhiger, damit Sie mehr Zeit für den Kunden haben? An welchem Ort soll es stattfinden? Offizin, Beratungsraum oder ganz woanders? Am besten schreiben Sie einen groben Zeitplan, auf dem auch steht, was Sie benötigen: Sind Technik oder Geräte erforderlich? Kann die Apotheke Plakate und Einladungen von der Apotheke selbst entwerfen und drucken oder übernimmt das eine Druckerei? Welche Aktionsmaterialien werden noch benötigt?

Überlegen Sie sich auch, wie sich der Erfolg der Aktion messen lässt. Beispielsweise könnten Sie kleine Gutscheine verteilen, die die Kunden gegen ein Geschenk einlösen können. Wer soll angesprochen werden? Findet ein Diabetestag statt, stellt sich die Frage: Können alle Kunden, die eine Kundenkarte haben und Diabetiker sind, angesprochen und eingeladen werden? Können Sie mit einer Arztpraxis zusammenarbeiten? Kann die Industrie Sie mit kostenlosen Testgeräten oder anderweitig unterstützt?

Für die unterschiedlichen Aufgaben und Planungsschritte sollen möglichst mehrere Teammitglieder eingebunden werden, von denen jedes seine festen Aufgaben hat. Setzen Sie Zeitziele, bis wann welche Aufgabe erfüllt sein muss. Wer benötigt welche Unterstützung, und hat auch jeder eine Vertretung, falls er durch Urlaub oder Krankheit ausfällt? Legen Sie fest, ob es für den Aktionstag besondere Rabatte gibt. Werden besondere Produkte benötigt, an deren Bevorratung rechtzeitig gedacht werden muss? Denken Sie abschließend auch an Folgendes: Jeder Kunde freut sich über ein kleines Geschenk als Dankeschön, dass er da war. 

Das Wichtigste ist, dass am Aktionstag genügend Personal eingeplant wurde und die verantwortliche Kollegin den Aktionstag in Ruhe durchführen und umsetzten kann. Es wäre ungünstig, wenn sie die Kunden, die für die Aktion gekommen sind, vertrösten müsste, weil sie selbst für den HV eingeplant ist. Diese Situation ist dann für alle Seiten unbefriedigend.

Zum einen für die Kollegin, die sich zwischen allem hin- und hergerissen fühlt, aber niemandem richtig gerecht wird. Zum anderen für den Kunden, der enttäuscht ist, weil sie sich nicht genug Zeit nehmen kann zum Messen, Beraten und für das Aktionserlebnis, das ihm seine Apotheke versprochen hat. Damit wird der Tag für alle eine Enttäuschung.

Die betroffene Kollegin stellt sich beim nächsten Mal wahrscheinlich nicht wieder zur Verfügung und auch die Kunden kommen zum nächsten Aktionstag nicht wieder. Dafür war der ganze organisatorische Aufwand zu groß. Alle sollen positiv und glücklich den Tag beenden.

Am folgenden Tag ist es wichtig, noch einmal alles Revue passieren zu lassen: Wie ist es gelaufen? Was sollte beim nächsten Mal noch beachtet oder verändert werden? Was ist richtig gut angekommen? Wurde das Ziel erreicht und war es ein voller Erfolg?

Zuletzt noch ein Tipp für den Chef: Bedanken Sie sich bei Ihrem Team für den tollen Einsatz und die Organisation!