System umstellen
DIGITALE DOKUMENTATION IN DER REZEPTUR
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Paragraph 7 Absatz 1a bis 1c der Apothekenbetriebsordnung legt fest, dass zu jeder Individualrezeptur Plausibilitätsprüfung, Herstellungsanweisung und Herstellungsprotokoll erstellt werden müssen.
Diese Dokumentation ist aufwendig und mit viel Papierkram verbunden. Geht das nicht auch leichter?
Arbeitsschritte sparen bei Wiederholungsrezepturen
Bei Wiederholungsverordnungen stehen die Plausibilitätsprüfung und Herstellungsanweisungen aus vorangegangenen identischen Herstellungen zur Verfügung. Hier kann sofort mit der Rezepturherstellung begonnen und diese dokumentiert werden.
Die digitale Dokumentation in der Rezeptur einer Apotheke ist in diesem Punkt vorteilhaft, da hier alle Dokumente zusammengefügt sind. Wird in der digitalen Dokumentation die entsprechende Individualrezeptur ausgewählt, ist sofort die dazugehörige Plausibilitätsprüfung und Herstellungsanweisung einsehbar.
In einer handschriftlichen Dokumentation muss zuerst in einem Ordner nachgeschaut werden, ob eine Plausibilitätsprüfung durchgeführt wurde. In einem zweiten Schritt ist das Heraussuchen der Herstellungsanweisung unumgänglich, um dann mit einem weiteren Blatt Papier die Herstellungsdokumentation zu beginnen. Die Vorbereitungszeit in der handschriftlichen Dokumentation ist folglich deutlich länger als bei einer digitalen.
Suchfunktion macht Rezeptur-Dokumentation schneller
In der digitalen Dokumentation ist die Suchfunktion eine große Hilfe, denn nach unterschiedlichen Kriterien kann eine Rezeptur selektiert werden.
Eine doppelte und unnötige Rezeptur-Überprüfung wird in der digitalen Dokumentation verhindert, da die meisten Softwareprogramme eine eingegebene Rezeptur mit den vorhandenen gespeicherten Rezepturen abgleichen. Dies stellt einen weiteren Vorteil gegenüber der handschriftlichen Dokumentation dar. Denn wurde eine Plausibilitätsprüfung oder eine Herstellungsanweisung an die falsche Stelle im Ordner abgelegt, so ist es schwierig diese wiederzufinden. Auch wenn das Gedächtnis genau weiß, dass keine neue Rezeptur vorliegt, so ist das Auffinden der handschriftlichen Dokumente unumgänglich und teilweise eine große Herausforderung.
Mit digitaler Dokumentation Fehler vermeiden
Wie in der handschriftlichen Dokumentation als auch in der digitalen Dokumentation ist von Anfang an höchste Konzentration gefragt. Bereits in der Plausibilitätsprüfung wird festgelegt, welche konkreten Stoffe, vorgefertigten Rezeptur-Konzentrate oder vorgefertigten Grundlagen verwendet werden. Und auch bei der Herstellung und der dazugehörigen Dokumentation ist die Auswahl der korrekten Ausgangsstoffe und Primär-Packmittel von großer Bedeutung. Jeder noch so kleine eingeschlichene Fehler hat zur Folge, dass die Dokumentation korrigiert und unter Umständen ganz neu erstellt werden muss.
In der handschriftlichen Dokumentation ist die Wahrscheinlichkeit höher, einen Übertragungsfehler vom Protokoll der Herstellungsanweisung oder Plausibilitätsprüfung ins Herstellungsprotokoll zu übersehen. In der digitalen Dokumentation werden die Daten automatisch in alle zusammengehörenden Protokolle übernommen und ein Übertragungsfehler ist nahezu ausgeschlossen.
Aktuelle Rezeptur-Datenbanken nutzen
Mit einer Systemeinstellung der digitalen Dokumentation kann eine automatische Erinnerung an eine erneute Plausibilitätsprüfung eingestellt werden. Fachleute empfehlen eine Individualrezeptur nach ein bis zwei Jahren erneut auf Plausibilität zu überprüfen und mit den aktuellen Daten in den Datenbanken abzugleichen.
Hier lohnt es sich, bei einer Plausibilitätsprüfung auf aktuelle und wenn möglich digitale Datenbanken zurückzugreifen. So ist gewährleistet, dass frische, neue Daten bereits eingepflegt sind. In allen digitalen Datenbanken, welche Sie zur Plausibilitätsprüfung oder Herstellungsanweisung verwenden können, finden Sie immer einen Vermerk, wann diese erstellt und gegebenenfalls aktualisiert wurde.
In der vorgeschriebenen Büchersammlung, welche in jeder Apotheke vorhanden sein muss, gibt es Aktualisierungslieferungen, welche dann eingepflegt werden. Jedoch ist hier immer mit einem erheblichen Zeitverzug zu rechnen. In den digitalen Daten finden Erneuerungen oder Erkenntnisse einen schnelleren Weg.
In den handschriftlichen Dokumenten kann eine erneute notwendige Überprüfung übersehen werden, denn hierfür ist bei jeder erneuten Herstellung der Kontrollblick auf das Erstellungsdatum der vorhandenen Dokumente nötig. Im Bereich der Rezeptur-Herstellung kann es auch sehr rasant zugehen, sodass der Blick auf das entsprechende Erstellungsdatum vergessen werden könnte.
Wichtig: Daten sichern!
Eine regelmäßige Datensicherung schützt Ihre Daten vor Verlust. In den meisten Softwareprogrammen erscheint mit Schließen der der digitalen Dokumentation nach der Rezepturherstellung ein automatisierter Hinweis zur Datensicherung.
Wie schafft das Team der Rezeptur-Herstellung den Schritt in die digitale Dokumentation?
Mittlerweile gibt es eine Vielzahl von Anbietern zur digitalen Dokumentation von Rezepturen. Bei einigen Anbietern gibt es die Möglichkeit, sich mittels Demoversion oder Testzeitraum einen Überblick zu verschaffen.
Lassen Sie sich Zeit, bevor Sie sich auf ein konkretes digitales Dokumentationssystem festlegen. Probieren Sie aus, wie Sie die entsprechenden digitalen Dokumente erzeugen und wie diese miteinander verbunden sind. Auf diese Punkte sollten Sie achten:
- Wie finden Sie bereits erstellte digitale Dokumentationen wieder?
- Welche Daten werden wohin geschrieben?
- Gibt es Platz, im Herstellungsprotokoll Besonderheiten bei der Rezeptur-Herstellung zu notieren?
Jedes Team-Mitglied der Rezeptur-Herstellung sollte sich die Zeit nehmen und einen Überblick bekommen. So können Sie gemeinsam im Team entscheiden, welche digitale Rezeptur-Dokumentation sie in Zukunft für Ihre Apotheke nutzen.
Zeit nehmen für den Wechsel zur digitalen Rezeptur-Dokumentation
Learning by doing: Zu Anfang benötigt die Umstellung von handschriftlicher Dokumentation zur digitalen Dokumentation natürlich mehr Zeit, denn alles was handschriftlich vorliegt, muss in die digitale Dokumentation übertragen werden. An diesem Punkt ist es gut, sich gemeinsam im Team mit den verantwortlichen Apothekern abzustimmen, wie der Übergang ablaufen soll.
Wird die handschriftliche auf die digitale Dokumentation umgestellt, ist es ratsam, jede Individualrezeptur einer Plausibilitätsprüfung zu unterziehen. So stellen Sie sicher, dass jede digitale Dokumentation mit dem Erstellungsdatum einen Abgleich mit den aktuellen Datenbanken erfahren hat und kompatibel ist.
Je länger Ihre Apotheke die digitale Dokumentation verwendet, desto offensichtlicher werden die Vorteile. Der Soforteffekt und somit ein großer Gewinn für unsere Umwelt ist die papierlose Dokumentation. Ist das Rezeptur-Team in der digitalen Dokumentation weiter fortgeschritten, so ist der Zeitfaktor unumstritten.
Ein abschließender Tipp für alle noch Unentschlossenen
Finden Sie einen gemeinsamen Startschuss für die digitale Dokumentation. Ab diesem Zeitpunkt wird alles, ohne Ausnahme, in die digitale Dokumentation eingespeichert und auch freigegeben. Sie werden begeistert sein!