KAMPF DER AUFSCHIEBERITIS

Die gute alte To-do-Liste: Wenn Sie eine solche erstellt haben, dann ist das schon mal ein guter Anfang. Wenn jedoch zu viel auf dieser Liste steht, kommt schnell das Gefühl der Überlastung auf. Multitasking halten dann viele für eine Lösung. Doch das funktioniert in den seltensten Fällen.

Also sucht unser Hirn nach Auswegen, um diese ganzen Sachen noch ein wenig verschieben zu können. Katzenvideos auf Instagram anschauen, ein Brot backen, mit dem Auto in die Waschanlage fahren … Sie kennen das sicher. Für das Erledigen seiner Tagesaufgaben ist es entscheidend, die Zeitfresser darin zu erkennen, eine Struktur zu schaffen und auch Pausen und Pufferzeiten einzukalkulieren. Ein paar Methoden können dabei helfen, das Berufs- und Privatleben effizienter anzugehen.

Dwight D. Eisenhower, amerikanischer Präsident von 1953 bis 1961, gab dem von ihm entwickelten Prinzip den Namen. Und das funktionierte so: Er soll seinen Schreibtisch in vier Quadranten aufgeteilt haben, um besser priorisieren zu können. In den ersten Quadranten kamen die Aufgaben, die wichtig und dringend waren und sofort erledigt werden mussten. In den zweiten kamen Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend waren. Für sie empfahl er, eine Frist zu setzen. Handelte es sich um Aufgaben, die nicht wichtig, aber dringend waren, kam die in den dritten Quadranten: Wenn möglich, empfahl er, diese zu delegieren. Im letzten Quadrat landeten dann die Aufgaben, die weder wichtig noch dringend waren und die sich notfalls auch von der Liste streichen ließen.

Die Pareto-Methode ersann der italienische Ingenieur, Ökonom und Soziologe Vilfredo Federico Pareto. Er war der Ansicht, dass weniger Perfektionismus oft ausreicht, um in 20 Prozent der Zeit 80 Prozent des Ergebnisses zu erzielen. Diese Methode stellt also einen Zusammenhang zwischen Einsatz und Ertrag her.

Ebenfalls aus Italien stammt die Pomodoro-Technik von Francesco Cirillo, der ihre einzelnen Teile in der Form einer Tomate skizzierte. Alle Aufgaben werden in Zeitblöcke von 25 Minuten aufgeteilt, auf die jeweils eine fünfminütige Pause folgt. Nach vier Zeiteinheiten darf man sich dann eine längere Pause von 15 bis 20 Minuten gönnen (und dazu sollte man den Timer stellen). Diese überschaubaren Arbeitsportionen sollen Konzentration und Motivation fördern.

Ganz anders geht „Simplify your life“-Autor und Wirtschaftswissenschaftler Lothar Seiwert an die Sache heran. Seine ALPEN-Methode steht für Aufgaben, Länge, Pufferzeiten, Entscheidungen, Nachkontrolle. Grundpfeiler dieser lebensnahen Organisationstechnik ist, dass nur 60 Prozent der vorhandenen Zeit für konkrete Tätigkeiten zu verplanen sind – der Rest ist für Unvorhergesehenes vorgesehen. Das soll Zeitnot und Stress vermeiden.

Eat-the-Frog: Dieser humorvolle Name setzt auf ein ganz einfaches Prinzip: Erledige das Unangenehmste als Erstes und so früh wie möglich. Danach erscheint alles weitere viel leichter, weil sich sofort ein Gefühl der Entspannung einstellt. Diese Methode kann sich für Menschen auszahlen, die Unliebsames gern aufschieben.

Das Prinzip der To-do-Liste nutzt der amerikanische Berater David Allen und nennt das „Getting things done“ (GTD). Dieses System unterteilt in Aktionslisten, Projektlisten, Kalendereinträge und Warten-auf-Listen und kann sowohl auf Papier als auch mit einer Software geführt werden. Wer sich näher damit beschäftigen möchte: Dieses System hat sogar einen eigenen Wikipedia-Eintrag.

Wesentlich einfacher ist da die Jerry-Seinfeld-Methode. Sie ist benannt nach dem bekannten amerikanischen Komiker und funktioniert so: Jeden Tag, an dem man die gewünschte Aufgabe erledigt hat, wird mit einem Kreuz im Kalender markiert. Schnell entsteht dann (hoffentlich) eine ganze Kette von Kreuzen, das weckt den Ansporn, am Ball zu bleiben. Der Psychologe nennt das Visualisieren.

Fakt ist: Man kann sich sowohl gute als auch schlechte Angewohnheiten antrainieren. Und wenn man seiner To-do-Liste getreulich folgt und nach getaner Arbeit wieder einen Posten durchstreichen kann, dann wird unser Gehirn wohl hoffentlich irgendwann einsehen, dass seine Ausweich-Strategie des Aufschiebens keinen Sinn macht.

Quelle: Pharmazeutische Zeitung