SO WICHTIG IST DIE TEAMSITZUNG IN DER APOTHEKE

Um alle wichtigen Dinge gemeinsam zu besprechen, neue Ideen und Marketingstrategien zu entwickeln oder nur um alle auf dem neusten Informationstand zu halten, ist es wichtig, regelmäßige Teammeetings durchzuführen. 

Für die Frequenz gibt es kein Patentrezept, das sollte jede Apotheke selbst festlegen, entsprechend ihrem Bedarf. Es kann einmal im Monat sein, alle drei Monate oder vielleicht sogar nur einmal im Jahr.

Wenn ein passender Termin gefunden ist, geht es an die Erstellung einer Agenda. Hierzu werden alle wichtigen Themen, die besprochen werden sollen, aufgelistet. Platz für Themen, die einzelne Teammitglieder noch einbringen möchten, sollte dabei auch nicht fehlen.

Jeder bekommt im Vorfeld die Agenda zur Vorbereitung. Zu allen Themen wird ein zeitlicher Rahmen festgelegt, damit jeder weiß, wann mit einem Ende des Teammeetings zu rechnen ist und damit man sich nicht im Detail verliert. Es soll schließlich eine effektive Besprechung sein.

Während der Teambesprechung müssen Kommunikations- und Feedbackregeln eingehalten werden. Prinzipiell soll jeder gehört werden und sich ernst genommen fühlen. Sonst wird er beim nächsten Mal nichts mehr einbringen, da er der Meinung ist, seine Idee findet keine Beachtung und ist nicht wichtig.

Es wird ein Moderator benötigt, der alle Ideen sammelt und alle zu Wort kommen lässt, Themen in den Raum stellt, abschließt, fokussiert, wenn man abschweift und auf den Zeitplan achtet. Das muss nicht der Chef sein. 

Findet ein Teammeeting nicht während der üblichen Arbeitszeit statt, zählt die Dauer des Teammeetings als Überstunden.

Alles was während des Meetings besprochen wird, sollte festgehalten werden. Auch eine Ideensammlung sollte dabei sein, damit keine Ideen verloren gehen. Eine feste Person oder rotierend jeder im Team schreibt das Protokoll. Es wird zeitnah nach dem Meeting jedem Teammitglied zur Verfügung gestellt.

Vereinbarungen oder Entscheidungen während der Teambesprechung werden von jedem Mitarbeiter unterschrieben, denn wer an Teamentscheidungen mitgearbeitet hat, kann sich dann später nicht aus der Verantwortung stehlen. Die Akzeptanz für neue Maßnahmen ist zudem höher.

Es sollten nicht nur regelmäßige Teambesprechungen mit der ganzen Belegschaft stattfinden, sondern auch Gespräche mit jedem einzelnen Teammitglied. So kann der Teamleiter individuell auf Wünsche und Bedürfnisse des Teammitglieds eingehen und den Platz oder die Rolle im Team herausfinden. 

Es dient aber auch dazu, Stimmungen und Empfindungen aufzufangen. Der Teamleiter kann auch Feedback zur Arbeitsleistung geben, loben, motivieren, neue Aufgaben übergeben oder Gehaltsanpassungen vornehmen. Genauso wichtig ist es aber auch, nach persönlichen Dingen zu fragen oder einfach ein offenes Ohr für Sorgen oder Probleme zu zeigen.

Jedes Team besteht aus verschiedenen Charakteren, mit denen man als Teamleiter individuell umgehen muss. Im Idealfall besteht ein Team aus sechs verschiedenen Charakteren. Damit kann es unschlagbar werden, denn verschiedene Persönlichkeiten bringen unterschiedliche Fähigkeiten und Perspektiven in die Zusammenarbeit ein. Wenn man es richtigmacht, kommen die besten Eigenschaften eines jeden zum Tragen, individuelle Schwachpunkte werden durch andere „Teamplayer“ kompensiert. 

Ein bunter Mix in der Gruppe führt zu deutlich besseren Leistungen und bringt die Apotheke voran. Das sind die Charaktere (ich wähle hier die weibliche Form, weil die meisten Apothekenmitarbeiter Frauen sind):

• Die Innovatorin ist der kreative Kopf im Team, sie bringt mit ihren Ideen frischen Wind in die Apotheke. Sie findet kreative Lösungen, wenn ein Problem auftritt. Sie treibt das Unternehmen voran und ist mit ihren Einfällen den anderen einen Schritt voraus. Sie ist ein guter Teamplayer und kann andere gut motivieren. Gleichzeitig neigt sie leider oft dazu, sich im Detail zu verlieren und das große Ganze zu übersehen.
• Die Visionärin verfolgt strategische Ziele, ist bereit hart dafür zu arbeiten, um diese zu erreichen. Mit ihrer Konsequenz diese Vision zu realisieren, spornt sie andere Teammitglieder an und motiviert sie. Sie kann stets den Überblick behalten, aufkommende Probleme beseitigen und Projekte von Anfang bis Ende durchplanen.
• Die Macherin hält nichts von langen Reden. Ihre Arbeitsweise ist sehr aufgabenorientiert. Motiviert und ehrgeizig stemmt sie alle Herausforderungen. Sie scheut sich nicht vor Hindernissen und Konflikten. Allerdings arbeitet sie lieber alleine und tut sich schwer Aufgaben zu delegieren.
• Die Netzwerkerin kennt immer die richtigen Leute und arbeitet sehr strukturiert. Sie verfügt stets über viele Informationen und kann schnell neue beschaffen. Sie führt die richtigen Leute zusammen, die voneinander profitieren können.
• Die Analytikerin untersucht systematisch komplexe Sachverhalte. Sie hat eine gute Beobachtungsgabe und merkt sofort, wenn die Dinge nicht nach Plan laufen. Sie fokussiert sich auf Fakten, Daten und Termine. Aufgaben müssen für sie planbar, bewertbar und nachvollziehbar sein.
• Die Teamplayerin ist von Natur aus ein absoluter Gruppenmensch. Sie trägt im Team zu Harmonie und gutem Arbeitsklima bei, damit sich alle wohlfühlen. Sie hat für alle Probleme und Sorgen der Teammitglieder ein offenes Ohr.

Vielleicht hat sich der eine oder andere in der Beschreibung wiedergefunden. Niemand entspricht diesen Charakterisierungen in Reinkultur. Meist hat man mehrere der genannten Fähigkeiten. Trotzdem sind sie eine gute Hilfestellung für die Kommunikation und Zusammenarbeit mit Mitarbeitern. 

Im Apothekenalltag sind täglich, wöchentlich oder monatlich diverse Aufgaben zu erledigen. Neben dem Tagesgeschäft sind unter anderem Aktionen zu planen, Schaufenster oder die Apotheke zu dekorieren, der neue Monatsflyer zu planen und zu gestalten. Das ist die passende Aufgabe für die Innovatorin. Netzwerke mit Arztpraxen oder Vereinen oder ähnlichem vor Ort zu knüpfen, darin ist die Netzwerkerin gut. Um die Effektivität und Neugestaltung von Sortimenten und Regalen zu berechnen und zu planen, benötigt man die Analytikerin.

Ist alles fertig berechnet, geht die Macherin ans Regal und gestaltet es neu. Um im stressigen Alltag einen Kaffee oder Tee für alle zu kochen oder die Stimmung mit einem ermunternden Wort wieder aufzuhellen, dafür ist die Teamplayerin vonnöten. Die Visionärin überlegt sich, wie sie zusammen mit dem Team langfristig den Standort sichert und was dafür nötig ist. 

Sie sehen: Für jede Aufgabe benötigt man den passenden Charakter. Jeder sollte nach Vorliebe, Fähigkeiten oder Wünschen für diverse Aufgaben eingesetzt werden. Nur wer Spaß an seiner Aufgabe hat, erfüllt sie mit Ehrgeiz, Herzblut und Motivation.

Mit Verständnis, Einfühlungsvermögen und Akzeptanz für jeden einzelnen, lässt sich der Alltag in der Apotheke spielend bewältigen. Man darf nur nicht vergessen, dass jeder anders ist, ein einzigartiges Individuum. Dass was ich von mir selbst erwarte oder was ich selbst leisten kann, darf ich nicht genauso von anderen erwarten. Jeder hat seine eigene Arbeitsweise oder seine eigene Herangehensweise, Aufgaben zu erfüllen. Der eine schneller und der andere langsamer.

Diana Walther, PTA, Kosmetikerin, Business Trainerin und Apothekenfachwirtin