Empfang schon Pflicht
DIE E-RECHNUNG KOMMT
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Die E-Rechnung kommt, weil zukünftig die Umsatzsteuer digital gemeldet werden soll. Das wünscht sich zumindest die Europäische Union (EU). In einem ersten Schritt führt auch Deutschland nun die E-Rechnung als neuen Standard ein. Unternehmen sollen bald nur noch in bestimmten elektronischen Formaten abrechnen können, die maschinenlesbar sind.
Die alten Papierrechnungen oder auch digitale Rechnungen in von Menschen lesbaren Dateiformaten (PDF etc.) werden durch festgelegte, nur von Computern auswertbare E-Rechnungen abgelöst. Was hat es damit auf sich?
E-Rechnung: Was ist das überhaupt?
E-Rechnungen sind Datensätze, die in für Maschinen lesbaren strukturierten Formaten ausgestellt, versendet, empfangen und gespeichert werden. Dazu gibt es eine EU-Norm namens EN 16931, auf der das für alle E-Rechnungen verwendete Dateiformat XML basiert. Es existieren verschiedene Formate für die E-Rechnung auf XML-Basis, die in Zukunft erlaubt sind. Unter anderem sind das:
- XRechnung, bei dem nur ein strukturierter Datensatz erzeugt wird, den Menschen nicht lesen können,
- ZuGFeRD, bei dem sowohl eine XML-Datei als auch ein menschenlesbarer Teil der E-Rechnung erzeugt wird. Die Abkürzung steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“; es wurde in Zusammenarbeit mit Unternehmen, Verbänden und Ministerien erarbeitet.
Beide Datenformate dürfen für die E-Rechnung verwendet werden, es muss aber die Priorität beim maschinenlesbaren Datensatz liegen. Anspruch auf einen durch Menschen lesbaren Teil besteht übrigens nicht. Will man eine E-Rechnung für Menschen lesbar machen, bietet zum Beispiel die digitale Plattform der Finanzämter, Elster, ein kostenloses Tool dazu an. Weil ZuGFeRD auch einen für uns lesbaren Teil enthält, wird es sich wohl in mittelständischen Unternehmen durchsetzen.
Die E-Rechnung wird für Apotheken nur dann zur Pflicht, wenn mit einem weiteren Unternehmen abgerechnet werden soll. Das betrifft Rechnungen an Praxen, Pflegedienste und Altenheime. Die E-Rechnung muss nicht für Endverbraucher/innen ausgestellt werden, denn dazu braucht man deren Einwilligung.
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E-Rechnungen: Pflicht zur Aufbewahrung muss erfüllt werden
Für Unternehmen wie Apotheken ist der Empfang der E-Rechnung dagegen Pflicht, die Voraussetzungen dafür müssen sie geschaffen haben. Ein Einverständnis braucht es dafür nicht. Es besteht auch kein Anspruch auf eine alternative Rechnung, zum Beispiel in Papier- oder PDF-Form. Der pharmazeutische Großhandel und die Pharmaindustrie werden wahrscheinlich im Laufe des Jahres auf E-Rechnung umstellen.
Die Pflicht zur Aufbewahrung der Rechnungen von zehn Jahren ändert sich übrigens nicht.
Um die E-Rechnungen aufzubewahren, müssen die Unternehmen ebenfalls Voraussetzungen schaffen. Zunächst dürfte ein eigenes E-Mail-Postfach ausreichen. Weil aber auch die E-Rechnungen in Zukunft bei Betriebsprüfungen kontrolliert werden sollen, besteht auch eine Pflicht zur Archivierung. Das kann über Dokumentenmanagementsysteme, Datev oder Unternehmen online passieren und sollte mit dem Steuerberater abgesprochen werden. Einfache Dateiordner reichen hier nicht aus, denn das stellt keine „unveränderliche Aufbewahrung“ dar, wie sie die Vorschriften fordern.
Für den Vorsteuerabzug wird die E-Rechnung ab Ende 2026 Pflicht. Dann reicht dazu eine Papier- oder PDF-Rechnung nicht mehr aus.
Die E-Rechnung soll zukünftig dabei helfen, Rechnungsprozesse zu vereinheitlichen. Sie ist in allen Unternehmen Pflicht, die mit anderen inländischen Unternehmen Geschäfte machen wollen. Befreiungen kann es geben für Kleinbeträge unter 250 Euro oder bestimmte Ausnahmen, die in § 4 des Umsatzsteuergesetzes geregelt werden. Betriebe mit einem Jahresumsatz unter 800000 Euro haben ein Jahr länger Zeit für den Übergang als große Unternehmen. Spätestens ab 2028 kommt kein Geschäft mehr an der E-Rechnung vorbei.
Quellen: