Dokumentationszentrum Apotheke

Schon mein Großvater zitierte gerne und häufig den Spruch: „Von der Wiege bis zur Bahre: Formulare, Formulare!“ Wie aktuell dieser Spruch für das für die meisten von uns leidige Thema Dokumentation ist, wissen Sie bestimmt nur zu gut aus Ihrem Apothekenalltag. Um dabei nichts zu übersehen, hilft es, sich eine Checkliste für alle Dokumentationsgebiete zu machen, die Sie gut sichtbar für alle Mitarbeiter und auch die Apothekenleitung aufhängen.

Außerdem gehört die Checkliste ins QMS-Handbuch, also dorthin, wo Sie bei Ihren QMS-Unterlagen die Übersicht über die noch nicht ausgefüllten Arbeitsanweisungen und noch nicht ausgefüllten Formulare finden. Dabei ist es sehr hilfreich, wenn alle durch unterschiedliche Farben gleich erkennen können, welche Kollegen für welche Dokumentationsunterlagen zuständig sind.

Sie als PKA dürfen die notwendigen Prüfungen zwar nicht vornehmen, denn das ist dem pharmazeutischen Personal vorbehalten, aber im Rahmenlehrplan Ihrer Ausbildungsverordnung steht ausdrücklich geschrieben, dass Sie die Formulare „unterschriftsreif erstellen“ können, also so vorbereiten, dass das pharmazeutische Personal nur noch prüfend darüber schauen und unterzeichnen muss.

Damit sind Sie eine wesentliche Stütze für Ihre pharmazeutischen Kollegen. Wo steht nun geschrieben, was im pharmazeutischen Bereich alles zu dokumentieren ist? Das lässt sich in der Apothekenbetriebsordnung (ApBetrO) nachlesen, die in jeder Apotheke in der jeweils gültigen Fassung vorliegen muss, entweder in gedruckter (Print-) oder digitaler Form.

LERNZIELE
In dieser von der Bundesapothekerkammer akkreditier­ten Fortbildung erfahren Sie etwas über
+ die Aufbewahrungszeit der nach Apothekenbetriebs­ordnung vorgeschriebenen Dokumentationsunterlagen Ihrer Apotheke,
+ welche Dokumentationsunterlagen Sie als PKA unter­schriftsreif vorbereiten dürfen und
+ warum die Unterlagen über Arzneimittel aus Blutpro­dukten am längsten aufbewahrt werden.

Betäubungsmittel (BtM) Die Dokumentation von Betäubungsmitteln wird gleich zu Beginn erwähnt. Und das nicht etwa, weil sie Ihnen bestimmt mit als erstes einfällt, sondern weil diese im Gegensatz zu allen anderen nur für mindestens drei Jahre aufbewahrt werden muss. Das ist wirklich erstaunlich, aber so steht es in den Gesetzestexten.

Warum sind es mindestens, und nicht genau, drei Jahre? Die Dokumente müssen auf alle Fälle solange aufbewahrt werden, wie es dem Verwendbarkeitsdatum des Arzneimittels entspricht, das ist aber nicht nur bei BtM der Fall. Ist das Arzneimittel also länger als drei Jahre verwendbar, verlängert sich die Zeit entsprechend. Welche BtM-Unterlagen zählen zu den Dokumenten, die aufbewahrt werden müssen?

Teil I des dreiteiligen BtM-Rezeptes: Das ist der graue Durchschlag. Das gilt für Privatrezepte genauso wie für Kassen- rezepte. Der gelbe, aus festem Papier hergestellte Teil ist Teil II.

Der Erwerb: Von dem ursprünglich vierteiligen amtlichen Belegsatz verbleibt in der Apotheke nach dem Unterschreiben der Empfangsbestätigung nur der Lieferschein. Dieser muss zusammen mit anderen BtM-Lieferscheinen chronologisch (zeitlich sortiert) aufbewahrt werden.

Die BtM-Kartei: Für jedes einzelne BtM, also jede einzelne Dosierung, Darreichungsform und Packungsgröße, muss eine eigene Karteikarte angelegt werden, um dessen Erwerb und Abgabe zu dokumentieren. Damit ist der Bestand jeder einzelnen Pharmazentralnummer nachvollziehbar. Auch dies kann digital erfolgen, muss aber jederzeit ausdruckbar sein. Die Apothekenleitung muss die Kartei mindestens einmal pro Monat kontrollieren und dies durch die eigene Unterschrift belegen.

Vernichtungsprotokolle: Diese müssen von mindestens zwei Zeugen unterschrieben sein, und es muss daraus hervorgehen, auf welche Weise das Arzneimittel so vernichtet wurde, dass es weder erneut verwendet werden kann noch die Umwelt unnötig belastet wird. Diese Protokolle dürfen auch Sie als PKA mitunterschreiben.