TEAMBESPRECHUNG

Die Vorbereitung und Durchführung von Teamsitzungen und Dienstbesprechungen ist reine Chefsache!? Mitnichten! Auch Mitarbeiter können als Moderatoren Meetings führen oder Protokollant sein. Diese Herausforderung stärkt zudem Organisations- und Kommunikationskompetenzen sowie das Selbstwertgefühl. Voraussetzung: Es gibt klare Regeln, quasi sinnvolle Vorgaben, um ein Teammeeting zum Erfolg zu führen. Leider haben die Vorteile viele Apothekenleitungen bisher noch nicht erkannt.

Gute Vorbereitung PKA Dorothea L. war so aufgeregt wie seit ihrer Abschlussprüfung zur PKA nicht mehr. Sie war auserkoren, das erste Mal eine Teambesprechung zu leiten. Das war nichts Ungewöhnliches mehr in ihrer Apotheke, denn die Chefin hatte schon vor einiger Zeit proklamiert, den Mitarbeitern mehr Eigenverantwortung zu übertragen und sich nur „im Notfall“ noch helfend oder korrigierend einzuschalten. Für PKA Dorothea L. jedoch war es ihre Premiere. Sie hatte sich deshalb intensiver mit dem Thema Vorbereitung einer Teambesprechung, Aufgaben eines Moderators sowie
dem Thema „sinnvolle Meeting-Kultur“ auseinandergesetzt, um die Besprechung im Lot zu halten und nicht ausarten zu lassen. Schließlich sollte nicht das Sitzfleisch über das Gehirn triumphieren, sondern die Apotheke effektiv vorangebracht werden. Und hierzu war gute Vorbereitung die halbe Miete.
Als Termin für die regelmäßige, monatlich stattfindende Teamsitzung stand der zweite Mittwoch im Monat schon seit langem fest.

Gebot Nr. 1: Tagesordnung aufstellen PKA Dorothea L. sammelte deshalb im Vorfeld die zu behandelnden Themen. Die Chefin hatte ihr die meisten Punkte schon genannt, eine Kollegin war zudem auf einem Seminar zum Thema „Cross Selling“ gewesen und sollte hierüber berichten. Sie befragte auch die anderen Mitarbeiter, welche Besprechungsinhalte ihnen zusätzlich wichtig sind. Zudem hing sie drei Tage vor dem Meeting-Termin die vorläufige Tagesordnung am „Schwarzen Brett“ der Apotheke auf, damit jeder sich schon Gedanken zu den genannten und womöglich noch neuen
Teambesprechung Themen machen konnte. Als „Reminder“ für mögliche Themen hatte sie eine Liste:

• Der vergangene Monat: Rückblick
  Wurden Ziele der letzten Teamsitzung umgesetzt? Welche Fortbildungsveranstaltungen wurden besucht? Kurzreferat hierzu! Gab es Kundenkritik oder -lob? Umgang hiermit!
• Der kommende Monat: Aktionsplanung
  Welche Serviceleistungen mit welchen Produkten werden geboten? Neue Sortimente in Frei- und Sichtwahl, Empfehlungslisten, wesentliche Argumente in der Information und Beratung der Kunden
• Verbesserungsvorschläge:
  Optimierung der Arbeitsabläufe, notwendige bzw. sinnvolle Anschaffungen, Einsparpotentiale
• Unternehmerische Aktivitäten (Chefin):
  Branchentrends, Einführung neuer Computerprogramme, Neugestaltung der Offizin, Marktchancen der Apotheke, Stärken und Schwächen der Mitbewerber; progressive Apothekenleitungen gehen auch auf Marktdaten, betriebswirtschaftliche Kennziffern ein.
• Sonstiges:
  Diskussion innerbetrieblicher Schwierigkeiten, persönlicher Wünsche, Urlaubsplanung, Weiterbildungsmaßnahmen, Themen von allgemeinem Interesse.

PKA Dorothea L. wusste: Spätestens zu Anfang der Teamsitzung hatte schließlich eine feste Tagesordnung festzustehen, die jeder entweder direkt in Blattform vor sich liegen hatte oder zumindest per Flipchart immer sichtbar war. Deshalb ging sie am Nachmittag den Zettel mit den Themen nochmals durch und schätzte den Zeitbedarf für die einzelnen Punkte. Nicht mehr als sieben Tagesordnungspunkte? Gut! Die Besprechung sollte schließlich einen Zeitrahmen von nicht mehr, aber auch nicht weniger als einer bis eineinhalb Stunden haben. Zu lange Sitzungen sind schlichtweg kontraproduktiv. Und deutliche Zeitüberschreitungen für einzelne Punkte führen erfahrungsgemäß zu Stress, Frust und Zeitdruck für die anderen Themenpunkte.

Gebot Nr. 2: Ansprechende Arbeitsatmosphäre schaffen Ohne optimale äußere Bedingungen für eine
Besprechung geht nichts. PKA Dorothea L. hatte den Aufenthaltsraum/ das Notdienstzimmer deshalb gelüftet und mit genügend Sitzgelegenheiten für die teilnehmenden Kollegen/Chefin sowie einem Tisch ausgestattet. Störungen durch Kundenbesuch beziehungsweise Telefonate waren, da die Besprechung außerhalb der Apothekenöffnungszeiten stattfand, unwahrscheinlich. Organisatorische Hilfsmittel wie ein Flipchart mit bunten Filzschreibern, zur Ideensammlung auch Karteikarten und Befestigungsnadeln oder Tesafilm hatte die Apothekenleitung einmal angeschafft.

Sie wollte sie nutzen, unbedingt notwendig waren diese Hilfsmittel aber nicht. Für das Kurzreferat zur Fortbildung hatte sie der Mitarbeiterin schon im Vorfeld einen Zeitrahmen von zehn, aber nicht mehr als fünfzehn Minuten mitgeteilt. Für Getränke und einen kleinen Imbiss (belegte Brötchen, Pizza) hatte sie ebenfall gesorgt.

„TEAMBESPRECHUNGS-SAU“ EINFÜHREN
Zur Disziplinierung bei Teambesprechungen kann gemeinsam ein „Schweinderl“, neudeutsch „Meeting-
Sau“ genannt, aufgestellt werden: Bei Unpünktlichkeit, fehlender Vorbereitung oder bis zum
Teamtreff zwar vereinbarter, aber nicht erledigter Arbeit hat der Betreffende beispielsweise einen
Euro zu zahlen. Wenn nach einem Jahr die Sau geschlachtet wird, zeigt sich der Erfolg – so oder so...

Gebot Nr. 3: Spielregeln klar machen PKA Dorothea L. schaute noch einmal auf ihre Checkliste mit den Aufgaben des Moderators. Notiert hatte sie stichwortartig:

• Pünktlicher Beginn
• Kurzer Dank für das Kommen
• Überblick über die Themen der Besprechung geben
• Protokollanten bestimmen (vor der Sitzung informieren)
• Spielregeln der Besprechung wiederholen.

Und als kleinen Hinweis an sich selbst:

• Eine gute Moderation macht Betroffene zu Beteiligten.

Insbesondere das „Reintröpfeln“ oder gar unentschuldigte Fernbleiben von Mitarbeitern stört einen Teamsitzungs-Ablauf und demotiviert. Das wusste sie aus eigener Erfahrung. Aber pünktlich um 19:30 Uhr hatten sich alle im Aufenthaltsraum/Notdienstzimmer eingefunden. Mit ein paar kurzen Worten begrüßte Dorothea L. alle, stellte die Themen kurz vor und bestimmte, wie vorher abgesprochen,
ihre Kollegin Anna zur Protokollantin. Anschließend wiederholte sie die „Spielregeln“ des gemeinsamen Umgangs, an die sich alle zu halten haben:

• Killerphrasen werden nicht geduldet
• Ausreden lassen, nicht durcheinander reden
• Keine „Nebengespräche“
• Jede Meinung zählt
• Keine persönlichen Angriffe
• Wir bleiben sachlich
• Was gesagt wurde, bleibt im Raum

Gebot Nr. 4: Der Moderator führt Dass die Aufgabe des Moderators nicht ganz einfach ist, wusste PKA Dorothea L. Schließlich galt es nicht nur anfangs alle zu begrüßen und am Ende die Sitzung zu schließen. Vielmehr hatte sie konsequent alle Themenpunkte abzuarbeiten, die Diskussion zu leiten, durfte dabei das Ziel nicht aus den Augen verlieren, hatte das Gespräch zu steuern. Als Moderator gilt es Redezeiten zu begrenzen, Vielredner also zu bremsen, umgekehrt Stille zu aktivieren – etwa indem konkret Fragen an sie gerichtet werden.

Zudem hat der Meinungsaustausch ohne konkrete Informationen auf ein Minimum reduziert zu werden, die Körpersprache der Teilnehmer ist zu beobachten und Zwischenergebnisse gilt es öfter zusammenzufassen. Für Letzteres nutzte Dorothea L. zur Visualisierung dann tatsächlich auch das Flipchart.

Vorteile im Blick Für die Apotheke und die Apothekenleitung macht die Delegation der Planung und Durchführung einer Teamsitzung an eine Mitarbeiterin, eine PKA, durchaus Sinn. Zusammen mit der stärkeren Verantwortung durch die Delegation von Aufgaben an die Mitarbeiter – natürlich entsprechend ihrer jeweiligen Kenntnisse und Neigungen – werden durch sinnvoll durchgeführte Teambesprechungen, deren Ergebnisse aktiv umgesetzt werden, für die Apotheke kreative Resourcen und ein Wir-Gefühl freigesetzt. Der entscheidende weitere Erfolgsfaktor im Wettbewerb
um die Kunden. Und diese sichern letztlich auch wieder den Arbeitsplatz...

Tipp Teamsitzungen einfach dokumentieren! Lesen Sie diesen Artikel online auf www. pta-aktuell.de und laden Sie ein Beispielformular für ein Ergebnisprotokoll herunter.

Den Artikel finden Sie auch in DIE PTA IN DER APOTHEKE 11/15 ab Seite 93

Dr. Eva-Maria Atoya, Apothekerin / Journalistin