Lagerung von Arzneimitteln und apothekenüblichen Waren

Zuallererst sind Arzneimittel und apothekenübliche Waren übersichtlich zu lagern, und zwar so, dass Verwechslungen vermieden werden. Das erscheint Ihnen als PKA durch Ihren Arbeitsalltag wahrscheinlich selbstverständlich, aber in anderen Branchen ist das längst nicht überall der Fall.

Wenn Sie in Ihrer Freizeit als Kunde in Vor-Ort-Geschäften zum Beispiel zum Saisonabschluss Schuhe kaufen und vielleicht sogar die Gelegenheit haben, hinter die Kulissen zu schauen, wird Ihnen klar, dass es hier große Unterschiede geben kann.

Lernziele 

In dieser von der Bundesapothekerkammer akkreditierten Fortbildung erfahren Sie unter anderem,
• was die Apothekenbetriebsordnung für die Lagerung vorschreibt,
• was Sie vor der Einlagerung von Ausgangsstoffen zu beachten haben und
• welche Transportverpackungen auch als Lagerpackungen dienen können.

Chaos spart Platz

Falls Ihre Apotheke den Großteil der Ware in einem Kommissionierapparat lagert, ist die Übersichtlichkeit allerdings nicht auf den ersten Blick erkennbar. In diesem Fall hat das Platzeinsparen oberste Priorität. Der Kommissionierapparat misst dabei zunächst von jeder Packung Länge, Breite und Höhe und sucht danach einen freien Platz, in den die Packung möglichst optimal passt und dann dort eingelagert wird, egal wo, weshalb man hier von einem chaotischen System spricht.

Dadurch kommen in dem zur Verfügung stehenden Raum mehr Packungen unter als in einem gleich großen Raum, in dem die Packungen in alphabetischer Reihenfolge angeordnet wären. Da Sie nur mit Hilfe des Computerprogrammes eine bestimmte Packung schnell finden und auslagern können, sind Updates und aktuelle Antivirenprogramme sehr wichtig, und eine Notstromversorgung muss bei Stromausfällen gewährleistet sein.

Stets angenehm kühl

Bei jeder Art von Lagerung darf die Qualität nicht nachteilig beeinflusst werden. Dabei denken Sie bestimmt sofort an die Temperatur. Für Apotheken gilt, dass in allen Räumen eine Temperatur unter 25 Grad Celsius (°C) gewährleistet sein muss, was übrigens viele Apothekenmitarbeiter und auch Kunden besonders an heißen Sommertagen sehr zu schätzen wissen.

Kühl zu lagernde Arzneimittel wie Insuline und kühlkettenpflichtige Medikamente wie Lebendimpfstoffe müssen in Arzneimittelkühlschränken aufbewahrt werden. Die Kühlschranktemperatur darf sich im gesamten Kühlschrank nur im Bereich zwischen + 2 °C und + 8 °C befinden, was penibel kontrolliert werden muss.

Dafür eignet sich besonders ein Min(imum)-Max(imum)-Thermometer, das die auftretenden Temperaturen dokumentiert und gleichzeitig das Ablesen der aktuell herrschenden Temperatur ermöglicht. Falls die Temperaturgrenzen nach oben oder unten zu überschreiten drohen, wird ein Alarm ausgelöst, um die Temperatur sofort zu korrigieren. 

Wichtig: Lebensmittel gehören in eine separaten Haushaltskühlschrank, auch um die Kontamination von Arzneimitteln mit Keimen zu verhindern.

Hygienisch einwandfrei und sicher

Zum Schutz der Qualität bei der Lagerung erwähnt die Apothekenbetriebsordnung aber auch ausdrücklich, dass sich die Räume in einem baulich und hygienisch einwandfreien Zustand befinden müssen. Die Qualität der Arzneimittel darf also weder durch herabbröckelnden Putz, Staubschichten oder verschimmelte Wände gefährdet werden. Gerade in kühleren Lagerräumen ist Schimmelbildung eine reale Gefahr, der durch regelmäßiges Stoßlüften oder Raumluftentfeuchter vorgebeugt werden kann.

Von behördlicher Seite ist auch vorgeschrieben, dass die gelagerten Arzneimittel vor unbefugtem Zugriff geschützt werden müssen. Bei diesem Einbruchschutz geht es aber nicht nur um die Vorbeugung finanzieller Verluste durch Diebstahl oder Raub, sondern auch um die Verhinderung von missbräuchlichem Konsum oder illegalem Handel mit gestohlener Ware. Alle bisher genannten räumlichen Aspekte gelten nicht nur für die Offizin und die klassischen Lagerräume, sondern auch ausdrücklich für die Lieferschleusen, in denen sich die vom Großhandel über Nacht oder während der Mittagspause gelieferte Ware nur kurzzeitig befindet.

Platz für den Mindestvorrat

Die Lagerräume müssen ausreichend groß sein, um den gesetzlich vorgeschriebenen Mindestvorrat für eine Woche zu garantieren, denn Apotheken sind verpflichtet, auch in akuten Ausnahmesituationen die Bevölkerung ordnungsgemäß mit Arzneimitteln zu versorgen. Diese gesetzliche Regelung gilt schon seit Jahrzehnten und nicht erst seit den zunehmenden Lieferschwierigkeiten der letzten Jahre. Das sonst in vielen Bereichen der Produktion und des Handels beliebte „Just in time“ war für Apotheken also auch früher nicht erlaubt.

Das unverzichtbare Lager muss dabei erreichbar sein, ohne die Apotheke zu verlassen. Es geht also nicht, dass die Apothekenmitarbeiter durch ein allgemein zugängliches Treppenhaus laufen oder sogar öffentliche Verkehrsflächen überqueren müssen. Für zusätzliche Lagerflächen, um Krankenhäuser oder Einrichtungen wie Altersheime, Pflegedienste oder Hospize zu versorgen, gilt die geforderte Raumeinheit übrigens nicht.

Aber auch in diesen Fällen müssen die Lagerflächen alle Qualitätskriterien erfüllen und dürfen nicht allzu weit weg von der Apotheke sein. Sie können sich also nicht in einem weit von der Apotheke entfernten Gebiet befinden, in dem die Mieten viel niedriger sind. Der Gesetzgeber spricht hier von “in angemessener Nähe“.

Das gleiche gilt übrigens für zusätzliche Lagerflächen und Räume, die für einen Versandhandel und die dazugehörige Beratung benötigt werden. In jedem Fall müssen diese Räume der zuständigen Behörde vor der Benutzung gemeldet werden.

Schnell auffindbar

Im Lager müssen sich auch die gesetzlich vorgeschriebenen Notfallmedikamente befinden. Ob sie in einem gesondert gekennzeichneten Extrabereich aufbewahrt oder wie üblich einsortiert werden, kann jede Apothekenleitung selbst entscheiden. In jedem Fall muss gewährleistet sein, dass alle Mitarbeiter die Notfallmedikamente schnell finden können. Wenn es für bestimmte Artikel wie Kochsalzlösung mehrere naheliegende Bezeichnungen und damit mögliche Lagerorte wie Isotonische Kochsalzlösung, NaCl oder den Firmennamen gibt, kann beim Suchen wertvolle Zeit gespart werden, wenn es an allen Orten gut sichtbare Hinweise auf den tatsächlichen Lagerort gibt.

Erst in den Quarantänebereich

Ausgangsstoffe müssen erst im Labor geprüft werden, bevor sie ins Lager einsortiert werden dürfen. Dazu gehören lose Teedrogen und Chemikalien. Sie werden sofort nach der Entnahme aus der Großhandelskiste in den mit gut sichtbar als „ungeprüft“ gekennzeichneten Quarantänebereich gebracht, und dürfen ihn erst verlassen, wenn das pharmazeutische Personal die Ausgangsstoffe mindestens auf ihre Identität prüft. Liegt kein Zertifikat vor, muss zusätzlich auf Reinheit und Gehalt geprüft werden, was äußerst aufwendig sein kann.

Deshalb sollten Sie als PKA bereits beim Bestellen auf Zertifikatware achten und bei Erhalt nicht zertifizierter Ware beim Lieferanten sofort nachfragen, ob es keine Alternative mit Zertifikat gibt. Über die erfolgte Prüfung der Ausgangsstoffe muss ein Prüfprotokoll angefertigt und von einem Apotheker unterschrieben werden, das dann für mindestens fünf Jahre und ein Jahr länger als das jeweilige Verwendbarkeitsdatum gut auffindbar dokumentiert werden muss.

Sie können das pharmazeutische Personal bei der Prüfung unterstützen und das Prüfprotokoll unterschriftsreif vorbereiten, indem Sie zum Beispiel die Chargenbezeichnung, das Datum des Erhalts der Ware und der Prüfung eintragen. Prüfpflichtig vor der Einlagerung sind übrigens auch Primärpackmittel, also Gefäße wie Kruken oder Glasfläschchen, die direkten Kontakt zu den darin befindlichen Arzneimitteln haben. Die neu angekommenen Primärpackmittel müssen dabei genau auf Risse, Splitter oder Verunreinigungen inspiziert werden. Auch hierüber muss ein Prüfprotokoll angefertigt und aufbewahrt werden.

Transportverpackung oft nicht zum Lagern geeignet

Die geprüften und freigegebenen Ausgangsstoffe können oft nicht auf Dauer in den Original-Transportverpackungen gelagert werden. Das erscheint auf den ersten Blick zwar nicht sehr nachhaltig, aber besonders Sekundärverpackungen wie Pappe oder Kartons können schmutzig und keimbelastet sein und dürfen deshalb nicht in den Rezepturbereich gelangen. Sie müssen vorher in den jeweiligen Müllbereich gebracht werden.

Die meisten Transportverpackungen für lose Teedrogen sind allein nicht dauerhaft für die Lagerung geeignet. Um Gehaltsverluste von Wirkstoffen wie ätherischen Ölen zu vermeiden und Schädlingsbefall vorzubeugen, sollten sie nach ihrer Prüfung in dicht schließenden Metalldosen gelagert werden. Bei hygroskopischen (Feuchtigkeit anziehenden) Teedrogen wie Wollblumenblättern oder -blüten beugt im Deckel befindliches Trockengel, das keinen Kontakt zur Teedroge haben darf, durch Feuchtigkeitseinlagerungen bedingten vorzeitigen Verfall vor.

Braune Glasflaschen hingegen können auch als Lagergefäße prinzipiell weiterbenutzt werden. Sie filtern besonders gut UV-Licht und schützen dadurch den Inhalt. Schauen Sie, ob die Gefäße korrekt nach Gefahrstoffverordnung mit Piktogrammen sowie H- und P-Sätzen gekennzeichnet sind. Für jede erstmalig gelieferte Chemikalie muss Ihnen der jeweilige Lieferant ein aktuelles Sicherheitsdatenblatt zukommen lassen, auf dem weitere ausführliche Informationen von der Aufbewahrung bis hin zur Entsorgung zu finden sind.

Handelt es sich um brennbare Flüssigkeiten, wie Benzin, Ethanol oder Isopropanol, können Sie in der Rezeptur nur jeweils einen Liter von der jeweiligen Flüssigkeit aufbewahren. Der Rest muss hinter einer feuerfesten Tür innerhalb der Apotheke gelagert werden. Ätzende Stoffe wie Säuren und Laugen dürfen nicht über Augenhöhe untergebracht werden, um beim versehentlichen Verschütten tragischen Unfällen vorzubeugen.

Die Autorin versichert, dass keine Interessenkonflikte im Sinne von finanziellen oder persönlichen Beziehungen zu Dritten bestehen, die von den Inhalten dieser Fortbildung positiv oder negativ betroffen sein könnten.

Hier finden Sie die komplette PKA-Fortbildung der Ausgabe 01/2024 als PDF-Download.